Jak wreszcie zacząć kończyć zaczęte sprawy? Socjolożka tłumaczy, ja wprowadzam w życie!

Epidemia niedokończonych spraw

Zaczynamy z hukiem, a potem? Tygodnie mijają, a projekt leży. Socjolożka i coach Jan Yager nazywa to "epidemią niekończenia" – i ma dane: w ankiecie 200 osób 39 proc. łatwiej zaczynało niż kończyło, tylko 19 proc. na odwrót. Pisanie książki, dyplom, nawet ślub – to częste ofiary. Rozpraszacze, jak maile czy media, kradną nam skupienie.

W pracy niedokończone zadania psują opinię, w domu – drażnią, jak nierozpakowane pudła po przeprowadzce. Robimy listę: 10 rzeczy w toku. Dlaczego stoją? Za dużo bierzemy, odpuszczamy, gubimy się. Patrzymy w lustro i pytamy: co mnie blokuje?

Co nas zatrzymuje?

Nie zawsze chodzi o lenistwo – czasem o głowę. Boimy się klapy, więc nie kończymy – lepiej nie ryzykować krytyki. Ale brak finiszu to pewna porażka. Tu Yager proponuje rozwiązanie, które ja sama, od lat, stosuje intuicyjnie. Wyobrażam sobie najgorsze i najlepsze scenariusze – to rozbraja strach. Sukces podobno niektórych też paraliżuje – co, jeśli przebijemy innych?

Perfekcjonizm to pułapka – poprawiamy w nieskończoność. "Dobre" wystarczy  i jest lepsze niż wieczne "jeszcze nie". Prokrastynacja? Za tym często stoi gniew albo niepewność. Planowanie zawodzi – dajmy 25 proc. więcej czasu na luz. Rozpoznajmy te haki i ruszamy dalej.

Za dużo do zrobienia

Ponad 30 proc. ankietowanych Yagera mówi: za dużo na siebie bierzemy. Lista pęka w szwach, a my stoimy w miejscu. Bez priorytetów to przegrana sprawa – wybierajmy jedno i działamy. Multitasking? To mit – najnowsze badania pokazują, że fokus na jedną rzecz wygrywa. Co zatem robić? Klasyczną listę, zaznaczając trzy "teraz" i trzy "chcę".

Niestety, nie potrafimy odmawiać – bierzemy za dużo i padamy. "Nie" w miękkich słowach może brzmieć przyjemnie, na przykład: "Chętnie, ale najpierw dokończę swoje zadanie". To chroni nas i relacje. Zajętość to nie grzech, jeśli ma sens. Balansujmy, nie pędźmy. To nasz klucz do mety bez zawału i przepracowania - pisze Yager. Totalnie się z nią zgadzam, choć tu wiele przede mną do nauczenia. Kiedy jednak to stosuję, zawsze działa. To nie egoizm – to ochrona. I pomoc w skupieniu na tym, co ważne. Relacje na tym nie tracą. 

Deadline to nasz przyjaciel, nie wróg

Terminy nas stresują, ale bez nich toniemy. Yager radzi: nie dostaliśmy deadlinu? Sami do sobie ustalmy. Duży projekt? Tniemy na kawałki z mini-deadlinami – krok po kroku, by spokojnie, etapami iść do przodu. 

Dużo zaległości się nam nazbierało? Bierzemy trzy niedokończone sprawy – stawiamy daty, dzielimy na etapy. Realne, nie mordercze. Terminy to rama – trzymają nas w ryzach. Patrzymy na nie jak na sprzymierzeńca. I finiszujemy z uśmiechem. Nawet jeśli to załatwianie spraw w urzędzie i zmiana opon. Właśnie mnie to czeka i dzięki tej książce postanowiłam. Wezmę na to wolny dzień (by się nie stresować). Zacznę od urzędu. Potem przekładana kawa z przyjaciółką. Potem zmiana opon (w trakcie oczekiwania doczytam do końca nową powieść Rooney). Na koniec spokojne zakupy. Hmmmm brzmi przyjemnie. Od razu czuję, że się uda.

Plan na kończenie czyli FINISH

Yager daje akronim F-I-N-I-S-H – oczywiście po angielsku i rozbiera go na czynniki pierwsze. Ma to być broń nacodzienny chaos. F jak Focus: robimy jedną rzecz naraz – reszta czeka. "Ignore": ignorujemy i odcinamy rozpraszacze – telefon na bok. "Now" czyli "teraz" - działamy od razu. Kolejne jest "Initiate & Innovate": ruszamy do przodu  i szukamy innowacji w tej pracy, które nam pomagają. To może być na przykład  nagroda. Kolejne jest "Stay" - czyli trzymamy kurs, mimo zadyszki. Nie odpuszczamy. Wszystko po to, by na koniec mieć "Hail": świętujemy sukces i finisz – nieważne mały czy duży. Z czasem wchodzi w krew.

Cele są ważne, ale muszą być osiągalne

Bez celów błądzimy. Yager lubi cele opracowane według zasady SMART: konkretne, mierzalne, przypisane, realne, czasowe. Nie mówimy ogólnie "będę produktywna", tylko "skończę raport do piątku 17:00". Priorytety to podstawa – należy cele podzielić na pilne i ważne (robimy od razu), ważne i niepilne (planujemy ich zrobienie), pilne i nieważne (delegujemy), oraz nieważne (odpuszczamy). 

Yager podrzuca jeszcze jedną konkretną matrycę działania. I znowu mamy kolejny akronim - ACTION. Rozkładając go na czynniki to Assess (lista), Control (bez rozpraszaczy), Target (cel), Innovate (nowe sposoby, innowacje), Organize (porządek) oraz Now (działamy teraz). To nie sztywne ramy a jedynie drogowskaz. Podpowiada jednak najprostszą drogę do osiągnięcia celu i zamknięcia zadania. Inaczej się nie da, trzeba po prostu skupić się i iść do mety.

Kiedy odpuścić

Nie wszystko warto kończyć. Czasami tkwimy w projekcie, bo "szkoda rzucić"? Yager mówi: pytajmy, czy to nasze "chcę" i "muszę". Świadome odpuszczenie to strategia, nie porażka. Nazywa się to efektem Hemingwaya. Pisarz Ernest Hemingway był znany z metody, w której przerywał pisanie w momencie, gdy wiedział, co będzie dalej, co według teorii sprzyjało dalszej pracy. Bliskość ukończenia zadania zwiększapoczucie, że praca przyniesie ostateczny sukces.

Pokazuje to wiele badań. Osoby, które były o krok od finiszu, chętniej wracały do zadania. Jeśli zatem mamy na naszej liście "prawie gotowe" rzeczy, róbmy je jako pierwsze. Resztę weryfikujmy – co zostaje, co może poczekać, a co może zupełnie odpaść. Nie kończymy wszystkiego – kończymy, co ma sens. To wolność.

Książka "How To Finish Everything You Start" pokazuje wyraźnie, że kończenie rzeczy to sztuka. Yager pokazuje, jak skupiać uwagę na tym, co ważne. Prokrastynacja, nadmiar, brak planu? Są na to sposoby. Cele, terminy, umiejętność odmawiania i odpuszczanie – to nasz zestaw. Następnym razem, gdy coś zaczniemy, wiemy, jak dojść do końca.

 

Jan Yager, socjolog i coach, napisała 46 książek – od "Put More Time on Your Side" po "Work Less, Do More". 34 języki, setki wykładów – zna się na produktywności. Jej rady to nie teoria – to praktyka. Z nią ogarniamy chaos. I wygrywamy.