Wybór odpowiedniego kanału komunikacji zależy od treści wiadomości oraz kontekstu. Dowiedz się, w jakich sytuacjach należy wysłać e-mail, a kiedy lepiej postawić na SMS.
Bez telefonu jak bez ręki. Na samą myśl o dniu spędzonym bez internetu większość z nas czuje dyskomfort. Trudno przecież wyobrazić sobie współczesny świat bez technologii. Każdego dnia wysyłamy dziesiątki wiadomości do znajomych, piszemy e-maile do klientów czy piszemy na czacie z współpracownikami. Warto jednak pamiętać, że różne sytuacje wymagają różnych form komunikacji. Kiedy więc lepiej napisać SMS, a kiedy jednak e-mail?
E-mail, gdy wiadomość ma charakter profesjonalny
E-mail jest odpowiednią formą komunikacji, kiedy chcemy wysłać wiadomość o charakterze zawodowym lub oficjalnym, na przykład w kontakcie z współpracownikami, klientami czy instytucjami. Wiadomości mailowe są z reguły dłuższe niż SMS-y, co pozwala na dokładne wytłumaczenie sprawy a nawet dodanie potrzebnych załączników. E-mail pozwala zachować przejrzystość i klarowność wiadomości, a SMS przy dłuższych wiadomościach wygląda po prostu nieprofesjonalnie.
E-mail, gdy wiadomość jest organizacyjna
Jeśli wiadomość ma charakter organizacyjny i wymaga potwierdzenia lub archiwizacji, e-mail będzie najwłaściwszą formą komunikacji. W przypadku planowania wydarzeń, spotkań czy ustaleń projektowych, korespondencja mailowa umożliwia zachowanie wszystkich wiadomości w jednym wątku, dzięki czemu łatwo prześledzić wcześniejsze ustalenia i szybko nawiązać do wcześniejszych szczegółów.
E-mail w nietypowych godzinach
W środowisku profesjonalnym wiadomości wysłane poza godzinami pracy naruszają prywatny czas odbiorcy i mogą zostać odebrane jako nietaktowne. Dlatego wysyłanie służbowego SMS przed godziną 9:00 lub po godzinie 17:00 jest niewskazane. W takiej sytuacji lepszym rozwiązaniem będzie e-mail, ponieważ nie wymaga on natychmiastowej reakcji, nie przychodzi bezpośrednio na telefon, a odbiorca może zapoznać się z treścią w dogodnym dla siebie momencie.
SMS, gdy sprawa jest pilna
W przypadku pilnej wiadomości, która wymaga szybkiego kontaktu z odbiorcą, SMS jest lepszą formą komunikacji. Informacje o spóźnieniu, zmianie planów lub pilnym pytaniu należy wysyłać SMS-em, ponieważ wymaga szybkiej reakcji od rozmówcy. Zazwyczaj, takie wiadomości będą krótkie i będą oczekiwały równie zwięzłej i szybkiej odpowiedzi, więc SMS jest odpowiedni.
SMS, gdy wiadomość ma charakter prywatny
SMS jest mniej oficjalną formą komunikacji, dlatego w sprawach prywatnych sprawdza się doskonale. Pisząc do znajomych, rodziny czy współpracowników, z którymi jesteśmy na „ty”, warto wybrać SMS, ponieważ jest bardziej bezpośredni i mniej formalny. W końcu nikt nie spodziewa się maila od przyjaciółki z plotkami z ostatniego weekendu.
