Pierwsza minuta, ta krótka chwila wystarczy, że przyciągniemy uwagę odbiorców i nadamy ton całej komunikacji. Opanowanie tej sztuki jest ważną lekcją, jeśli chcemy skutecznie negocjować i być liderem. Chris Fenning, ekspert w dziedzinie komunikacji biznesowej zdradza, jak wykorzystać tę cenną pierwszą minutę.
Autor bestsellera zdradza metodę "Pierwszej minuty"
Przed nami ważna prezentacja, w której mamy przekonać zarząd do naszego innowacyjnego projektu. Jak skupić uwagę odbiorców, żeby z pełną uwagą wysłuchali nas do końca? Kluczem jest metoda "Pierwszej minuty". Opisał ją autor bestsellerowych książek oraz ekspert w dziedzinie komunikacji biznesowej, Chris Fenning. Jego wielokrotnie nagradzana książka "The First Minute" uczy konkretnych metod prowadzenia profesjonalnych rozmów biznesowych, pisania e-maili, organizowania spotkań, przeprowadzania wywiadów i nie tylko.
Ta książka jest wynikiem ponad 20 000 rozmów w pracy zarówno w biznesie, jak i w technicznych zawodach. Chris Fenning szkolił osoby i zespoły na całym świecie w tych technikach. Pracował z organizacjami od start-upów po firmy z listy Fortune 50 i FTSE 100. Te metody działają dla wszystkich. Najwyższa pora się o tym przekonać!
Ramy komunikacji kluczem do sukcesu
Komunikacja powinna być jasna i zwięzła, a my powinniśmy szybko przechodzić do sedna. Problem polega na tym, że nie zawsze wiemy, jak to zrobić. Co to znaczy być zwięzłym? Jak można podsumować złożony temat w zaledwie kilku zdaniach?
Wyobraźmy sobie taką sytuację. Wchodzimy na spotkanie, na którym musimy zaprezentować nowy projekt. Zaczynamy mówić i po kilku minutach zauważamy, że nasi rozmówcy są zdezorientowani i proszą o wyjaśnienie zagadnień, których jeszcze nie zdążyliśmy omówić. Co poszło nie tak? Jak tłumaczy Chris Fenning powodem mogło być złe ramowanie. A teraz wyobraźmy sobie, że rozpoczynamy prezentację od zwięzłego podania nazwy projektu, potrzeby podjęcia decyzji i bieżącego problemu – wszystko to w ciągu pierwszych piętnastu sekund. To właśnie jest ramowanie, proste, ale potężne narzędzie do kierowania komunikacją w stronę sukcesu.
Metodę ramowania możemy wykorzystać w każdym momencie, zarówno podczas krótkiej rozmowy na korytarzu jak i podczas obszernej prezentacji. Składa się ona z trzech elementów: kontekstu, intencji oraz kluczowego przekazu.
Kontekst informuje naszych odbiorców o temacie rozmowy. Wystarczy przekazać nazwę projektu lub tematu prezentacji. Kolejnym krokiem jest intencja, gdzie wyjaśniamy, czego oczekujemy od odbiorców po zakończeniu komunikacji (decyzji, opinii). Określenie intencji pomoże słuchaczom zrozumieć, jak reagować na przekazywane przez nas informacje. Trzeci element na jaki wskazuje Fenning to kluczowy przekaz. To sedno naszej komunikacji - najważniejsza informacja, którą nasi słuchacze musza poznać. Dlatego powinna być przekazywana zwięźle i na początku rozmowy, aby przyciągnąć uwagę i skierować skupienie.
Jak tłumaczy autor książki "The First Minute", skuteczne ramowanie wyjaśnia i wzmacnia komunikację. Wprowadzając te trzy elementy na początek interakcji sprawiamy, że nasz przekaz jest efektywny i skuteczny. Ta metoda zmniejsza potrzebę ciągłych wyjaśnień, oszczędza czas i minimalizuje ryzyko nieporozumień.
Sztuka utrzymania uwagi: jak ją osiągnąć?
Idąc za radą Chrisa Fenninga, aby od samego początku przyciągnąć uwagę słuchaczy, warto zastosować streszczenia strukturalne. Co się za tym kryje? Jak wyjaśnia autor książki sztuka tworzenia streszczeń opiera się na prostym schemacie znanym jako metoda GPS – Cel, Problem, Rozwiązanie. Najpierw określ cel. To, co chcesz osiągnąć. Następnie zidentyfikuj problem. Na koniec zaproponuj rozwiązanie, które rozwiąże problem.
Jak podkreśla Fenning, jednym z powszechnych błędów w komunikacji w miejscu pracy jest przytłaczająca chęć dzielenia się wszystkimi szczegółami od razu. To często prowadzi do długich, bezcelowych rozmów. Zamiast tego, stosując metodę GPS, utrzymujemy dialog skupiony i celowy.
Kluczem do skutecznej komunikacji nie jest tylko to, co mówimy, ale także upewnienie się, że nasi odbiorcy są przygotowani i dostępni do słuchania od samego początku. Z pewnością każdemu z nas zdarzyło się podejść do biurka koleżanki czy kolegi z pytaniem: „Masz chwilę?”. Ale co, jeśli ta chwila zamienia się w dziesięć, a nawet dwadzieścia minut?
Chris Fenning sugeruje, że ważnym krokiem do każdej udanej rozmowy w pracy jest sprawdzenie, czy nasz rozmówca ma odpowiednią ilość czasu, żeby nas wysłuchać. Zamiast niejasno pytać, czy ktoś ma chwilę, bądźmy szczerzy co do czasu, którego potrzebujemy. Jeśli przewidujesz, że dyskusja potrwa dziesięć minut, powiedz to. To ustawia właściwe oczekiwania i pokazuje, że szanujesz czas i inne zobowiązania swojego słuchacza. To prosta zmiana, która może znacznie zmniejszyć nieporozumienia i pokazać, że cenisz czas innych. Teraz przyszła pora na zastosowanie tak zwanych punktów walidacji. Ten krok następuje po tym, jak zarysujemy rozmowę i przedstawimy strukturalne streszczenie tego, co zamierzamy omówić.
Chociaż te kroki mogą wydawać się drobne, ale według Fenninga odgrywają znaczącą rolę w skuteczności komunikacji. Wyraźnie prosząc o dokładną ilość czasu, której potrzebujesz, i potwierdzając zdolność słuchacza do zaangażowania się, torujesz drogę do bardziej skoncentrowanych i produktywnych dyskusji. Ponadto, takie podejście zapobiega wciąganiu kogoś w rozmowę, która nie jest dla niego odpowiednia w danym momencie, co może zaoszczędzić czas i frustrację obu stron.
Stosując opisane w książce "The First Minute" techniki, kładziemy fundamenty pod efektywną i skuteczną komunikację. Mnie one zdecydowanie przekonują!
Chris Fenning jest ekspertem w dziedzinie komunikacji biznesowej i autorem kilku bestsellerowych książek, które mają na celu poprawę interakcji zawodowych. Napisał również książkę "Effective Emails: The Secret to Straightforward Communication at Work", która dostarcza praktycznych wskazówek dotyczących skutecznej komunikacji e-mailowej w środowiskach korporacyjnych. Prace Fenninga są cenione za ich praktyczność i aktualność.
