Nie zawsze wygrywają ci najbardziej pracowici albo zmotywowani. Często skuteczniejsze są osoby, które potrafią ograniczyć rozpraszacze, planować konkretne działania i regularnie sprawdzać, czy rzeczywiście posuwają się do przodu z ich realizację.
Konsekwencja staje się szczególnie ważna wtedy, gdy codzienność daleka jest od ideału, a ilość obowiązków zaczyna przytłaczać. Pomóc mogą wówczas natomiast konkretne strategie, umożliwiające rozsądne planowanie, monitorowanie postępów i - w miarę możliwości - unikanie czasochłonnego i rozpraszającego „przełączania” uwagi. Tak organizują pracę osoby, którym zwykle udaje się osiągnąć założony cel.
Wielozadaniowość nie jest synonimem produktywności. Kiedy podczas pisania raportu ktoś sprawdza wiadomości, odpowiada na maile, odbiera telefon i jednocześnie próbuje wrócić do tekstu, jego mózg musi nieustannie przełączać uwagę. Psychologowie określają to jako „task switching”, czyli przełączanie się między zadaniami. Każda taka zmiana wiąże się z osłabieniem koncentracji. Dlatego osoba, która przez godzinę „robi pięć rzeczy na raz”, może osiągnąć mniej niż ktoś, kto przez tę samą godzinę konsekwentnie zajmuje się tylko jednym zadaniem.
Jak wykorzystać to w praktyce? Pomocne może być wybranie jednego najważniejszego zadania i przeznaczenie określonego czasu wyłącznie na nie. Telefon może w tym czasie znajdować się poza zasięgiem wzroku, powiadomienia mogą być wyłączone, a niepotrzebne karty w przeglądarce zamknięte. Po zakończeniu zaplanowanej pracy można przejść do kolejnego zadania. Nie chodzi o to, żeby całkowicie wyeliminować chaos. Chodzi o to, by nie zajmować się czym innym w każdej kolejnej minucie.
„Chcę być bardziej produktywna”, „muszę lepiej organizować pracę”, „powinnam rozwijać swoje umiejętności”... Takie postanowienia brzmią dobrze, ale same w sobie niewiele zmieniają. Nie mówią przecież, co konkretnie ma się wydarzyć i kiedy. Osoby, które konsekwentnie realizują swoje cele, przekładają je na konkretne działania. Zamiast mówić: „Będę lepiej organizować sobie pracę” - „Każdego ranka poświęcę 10 minut na ustalenie trzech najważniejszych zadań na dany dzień”. Zamiast: „Chcę rozwijać swoje kompetencje” - „W każdy piątek przeznaczę 30 minut na naukę nowego narzędzia potrzebnego w mojej pracy”.
Pomocna może być również strategia „jeśli–to” (tzw. intencje implementacyjne). Polega na połączeniu konkretnej sytuacji z wcześniej ustalonym działaniem. Na przykład: „Jeśli skończę poranne spotkanie, przez 30 minut zajmę się najważniejszym zadaniem, zanim sprawdzę pocztę”. Zamiast za każdym razem zastanawiać się, kiedy i jak zacząć, część decyzji podejmujemy już wcześniej. Im bardziej konkretny plan, tym mniej miejsca pozostaje na odkładanie działania na później.
Jednym z powodów, dla których porzucamy postanowienia jest rozczarowanie, że realizacja celu nie przebiega zgodnie z planem. A przecież zawsze możemy mieć gorszy dzień, niespodziewane spotkanie, pilne zadanie w pracy czy zwykły brak energii. Osoby konsekwentne napotykają równie dużo przeszkód, są jednak przygotowane na to, że mogą się one pojawić. I zwykle mają jakiś „plan B”.
Przykład? „Jeśli rozmowa z klientem opóźni pracę nad raportem, przeznaczę na niego pierwsze 30 minut następnego dnia”. Konsekwencja nie oznacza więc realizowania idealnego planu za wszelką cenę. Chodzi raczej o umiejętność dostosowania go do rzeczywistości bez rezygnowania z wyznaczonego celu.
Nie chodzi o obsesyjne kontrolowanie każdej aktywności. Chodzi o prosty komunikat dla samej siebie: „Czy rzeczywiście robię to, co zaplanowałam?” Metaanaliza obejmująca 138 badań i blisko 20 tys. uczestników wykazała, że regularne monitorowanie postępów poprawiało osiąganie celów. Efekt był jeszcze lepszy, gdy wyniki były zapisywane lub przedstawiane innym osobom.
Na co dzień praktycznym rozwiązaniem może być 10-minutowy „przegląd” raz w tygodniu. Wystarczy zapisać trzy rzeczy: co udało się zrobić, co stanęło na przeszkodzie i co można zmienić w następnym tygodniu.
Im więcej decyzji trzeba podjąć w ciągu dnia, tym łatwiej odwlekać te najważniejsze.
Dlatego zamiast codziennie zastanawiać się, kiedy się pouczyć, kiedy popracować nad swoim projektem, a kiedy pójść pobiegać, pomocne może być wcześniejsze ustalenie konkretnych pór na poszczególne zadania. Rutyna nie musi być sztywna, ma jednak pomóc w dyscyplinowaniu samego siebie. Bo problem często nie brzmi: „Nie chcę tego zrobić”, lecz: „Może zrobię to później”. A „później” może... nigdy nie nastąpić, bo pojawią się inne sprawy.
Trudno się skupić, gdy co kilka minut pojawia się nowe powiadomienie, wiadomość albo mail. Nawet jeśli nie reagujemy na każde z nich, sama świadomość, że coś czeka na sprawdzenie, może odciągać uwagę od wykonywanego zadania. W jednym z badań opisanych przez American Psychological Association studenci podczas 15-minutowej sesji nauki przeciętnie po mniej niż sześciu minutach zmieniali wykonywane zadanie pod wpływem technologicznych „rozpraszaczy”. Podobny mechanizm może działać w pracy. Pisanie raportu, przygotowanie prezentacji czy analiza danych wymagają skupienia, a jednoczesne sprawdzanie poczty czy komunikatora utrudnia utrzymanie uwagi.
Pomocne może być wyznaczenie sobie „cyfrowych przerw”. Przez 20–30 minut można skupić się wyłącznie na jednym zadaniu, a wiadomości sprawdzić dopiero po jego zakończeniu. Nie chodzi o całkowite odcięcie się od technologii. Chodzi o ograniczenie sytuacji, w których dźwięki powiadomień decydują, czym w danym momencie się zajmujemy. Uwaga jest ograniczonym zasobem. Im mniej niepotrzebnych przerw, tym łatwiej skupić się na tym, co rzeczywiście jest ważne.
Jednego dnia możemy mieć ochotę pobiec 5 km, posprzątać całe mieszkanie i jeszcze nauczyć się 30 nowych słówek po francusku. Następnego najchętniej nie wychodziłybyśmy spod koca. Jeśli więc realizacja celu zależy od tego, czy akurat mamy ochotę działać, osiągnięcie go może stać pod znakiem zapytania.
Dlatego skuteczne może być ustalenie minimalnej wersji działania. Brakuje siły na godzinny trening? Czasem wystarczy 15 minut ćwiczeń. Za mało energii na napisanie całego rozdziału? Warto zrobić chociaż jeden akapit. Taki sposób myślenia pomaga uniknąć pułapki „wszystko albo nic”. Jeden słabszy dzień nie musi oznaczać porzucenia całego planu.
Chaos jest częścią codzienności. Nie da się go całkowicie wyeliminować, można jednak sprawić, żeby nie przejmował kontroli nad naszymi planami. Zamiast więc nieustannie próbować sprostać wszystkim najdrobniejszym zadaniom, ryzykując przemęczeniem i wypaleniem, warto stworzyć kilka prostych zasad. Jedno zadanie naraz, konkretny plan, plan B na nieprzewidziane przeszkody, regularne sprawdzanie postępów i mniej rozpraszaczy.
