Życie bywa nieprzewidywalne. Czasem niespodziewane zdarzenie czy choroba zmuszają do odwołania spotkania. Jednak, choć taka sytuacja bywa niezręczna, nie musi prowadzić do nieporozumień ani psuć relacji. Ważne, żeby przekazać wiadomość w odpowiedni sposób i wycofać się z planów z klasą oraz szacunkiem dla drugiej strony.
Spis treści
– Jacek i Ania nie mogą z nami iść! – obwieścił mi mąż, kiedy robiłam makijaż przed wyjściem do teatru. Bilety kupiliśmy parę miesięcy wcześniej, a tu taka wiadomość w ostatniej chwili. W pierwszym odruchu poczułam wściekłość – jak mogli nas tak wystawić! Zaraz jednak pomyślałam, że może stało się coś złego… Okazało się, że zepsuł im się samochód w drodze z Gdańska i nie zdążą dotrzeć do Warszawy na czas. Na szczęście mamy zaprzyjaźnionych sąsiadów, którzy akurat mieli wolny wieczór i chętnie skorzystali z zaproszenia do teatru na ostatnią chwilę. A nazajutrz Jacek i Anka stanęli w drzwiach z domowym ciastem na przeprosiny. Takie drobne gesty i dobre maniery sprawiają, że nawet niespodziewana zmiana planów nie pozostawia złego wrażenia.
Jest kilka prostych zasad, których przestrzeganie pozwala uniknąć niepotrzebnych napięć i sprawia, że nawet niezręczna sytuacja nie odbije się negatywnie na relacji – zarówno prywatnej, jak i zawodowej.
To jedna z najważniejszych zasad dobrego wychowania. Gdy tylko okaże się, że nie uda nam się dotrzeć na spotkanie, poinformujmy o tym drugą stronę. Im więcej czasu zostawimy na reakcję, tym łatwiej będzie zmienić plany, przełożyć obowiązki lub zaprosić kogoś innego.
Odwoływanie spotkania pięć minut przed umówioną godziną, gdy nie stoi za tym nagły wypadek, zwykle odbierane jest jako brak szacunku dla cudzego czasu.
Nie trzeba tworzyć długiej historii ani szukać idealnego usprawiedliwienia. Krótkie, uczciwe wyjaśnienie zwykle w zupełności wystarczy.
Przemęczenie? Dodatkowa praca po godzinach? Powiedzmy o tym. Szczerość zawsze wypada lepiej niż przesadnie skomplikowane tłumaczenia.
Każde spotkanie wymaga od drugiej osoby pewnego zaangażowania. Być może musiała wcześniej wyjść z pracy, zorganizować opiekę nad dzieckiem albo zrezygnować z innych planów.
Dlatego warto zaznaczyć, że mamy świadomość niedogodności. Kilka prostych słów: „Przepraszam za zmianę planów" czy „Wiem, że to może być kłopot" często znaczy więcej niż najdłuższe wyjaśnienia. To sygnał, że szanujemy czyjś czas. Brzmi znacznie lepiej niż suche: „Nie dam rady".
Nie każdą wiadomość warto wysyłać SMS-em. W przypadku spotkań biznesowych lub rozmów z przełożonym najlepiej poinformować o zmianie możliwie szybko – telefonicznie lub za pośrednictwem wiadomości, zgodnie z przyjętymi w firmie zasadami.
Z kolei z wiadomością do bliskich przyjaciół często lepiej po prostu zadzwonić z wyjaśnieniami. W ten sposób pokażemy, że naprawdę zależy nam na tej relacji, a zmiana planów jest nieunikniona.
Osoby, które dbają o relacje, starają się od razu zaproponować alternatywę. Zamiast pisać do znajomego: „Może kiedyś się spotkamy", od razu podajmy potencjalny nowy termin, najlepiej konkretny. „Czy pasowałby ci przyszły czwartek?" albo „Jestem wolna w przyszłym tygodniu we wtorek i piątek" pokazuje, że spotkanie nadal jest dla nas ważne, a rezygnacja wynika z wyjątkowych okoliczności.
Nie szukajmy winnych. Nie obarczajmy odpowiedzialnością za zmianę planów szefa, partnera, dzieci czy współpracowników, ponieważ może to sprawiać wrażenie unikania odpowiedzialności. Znacznie lepiej po prostu przyznać, że pojawiły się okoliczności uniemożliwiające spotkanie. Krótko i spokojnie. Taki komunikat brzmi dojrzale i buduje większe zaufanie niż próba zasłaniania się innymi osobami.
Niektóre odwołane spotkania wiążą się z konkretnymi wydatkami. Może ktoś kupił bilety do kina, opłacił rezerwację stolika lub specjalnie przyjechał z innego miasta.
W takiej sytuacji warto samemu zaproponować zwrot kosztów albo inne rozwiązanie. Nie chodzi wyłącznie o pieniądze, ale o pokazanie, że bierzemy odpowiedzialność za konsekwencje swoich decyzji lub zaistniałych okoliczności.
Nawet jeśli powód odwołania jest ważny, druga strona ma prawo poczuć zawód. Nie bagatelizujmy tego. Zamiast odpowiadać: „Przecież nic się nie stało", lepiej okazać zrozumienie i przyznać, że sytuacja mogła sprawić komuś przykrość.
Odrobina empatii potrafi rozładować napięcie znacznie skuteczniej niż kolejne tłumaczenia.
Tak zwany "ghosting" nie dotyczy wyłącznie randek. Milczenie, ignorowanie wiadomości lub udawanie, że temat sam się rozwiąże, trudno uznać za przejaw dobrych manier.
Krótka wiadomość z przeprosinami za nagłą zmianę planów zajmuje zaledwie chwilęmy, a pozwala uniknąć niepotrzebnych nieporozumień i rozczarowania.
Każdemu zdarzają się nieprzewidziane sytuacje. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy odwoływanie spotkań staje się naszym zwyczajem.
Jeśli regularnie zmieniamy plany w ostatniej chwili, z czasem inni przestaną traktować nasze deklaracje poważnie. Zaufanie buduje się długo, ale można je szybko stracić. Z czasem nawet najlepsze usprawiedliwienia z czasem przestają być przekonujące.
Punktualność i dotrzymywanie zobowiązań są jednymi z najbardziej cenionych oznak szacunku wobec innych. Jeśli to z jakiegoś powodu niemożliwe, szybka informacja, szczere przeprosiny, krótka i uczciwa rozmowa oraz propozycja nowego terminu sprawiają, że odwołanie spotkania nie zostanie odebrane jako lekceważenie. W relacjach – zarówno prywatnych, jak i zawodowych – ludzie znacznie częściej zapamiętują sposób, w jaki zostali potraktowani, niż sam powód zmiany planów. I właśnie dlatego takt zawsze będzie cenniejszy od najbardziej wyszukanej wymówki.
